Hoe ga je efficiënt om met aantekeningen?

• Aantekeningen van vergaderingen
• Kladjes van één op één gesprekken
• Notities tijdens een telefoongesprek
• Hele pagina’s vol ideeën over toekomstige projecten.
• En natuurlijk de to-do lijsten met vooral eigen ideeën.

De managers die ik spreek zien door de bomen het bos niet meer. In plaats van meer overzicht te creëren door een notitie te maken, creëren ze meer chaos.

Sommige geschreven en geproduceerde tekst heeft zich naar onze digitale wereld verplaatst. Dit zijn nu de oneindig lange lijsten in de takenbalk. Elke keer als je je computer opstart, moet je eerst door de 15 herinneringen van die taken weg klikken voor je aan je werk kunt.

Het lijkt allemaal zo mooi – papierloos werken, clean desk, alles digitaliseren. Maar laat dat je vooral niet weerhouden om een simpel systeem te hebben, waarin je af en toe aantekeningen maakt. Anders sleep je bij gebrek aan een beter systeem steeds een groot note block mee waar (nu komt het) toch nog wel eens iets in zou kunnen staan dat je zou moeten doen.

Daar wordt je doodmoe van toch? In je agenda staat al wat je moet doen, en dan is er nog die stroom van e-mail, je projectmappen, de stapel documenten op je flex-plank, en dan al die note-bloks van de afgelopen maanden….

Natuurlijk kun je een hoop aantekeningen digitaal archiveren, maar dit is niet altijd mogelijk. Ook is het niet in elk bedrijf geaccepteerd dat je een notitie maakt in je laptop of tablet tijdens een gesprek. En als je even snel een aantekening denkt te maken in je telefoon, lijkt het al snel of je je mail of sms-jes even checkt…

Het maken van die aantekeningen op papier is niet het probleem. Het wordt onoverzichtelijk en frustrerend als je notities bewaart op plekken waar ze niet horen, zoals op je bureau of in je notitieblok. Je weet zeker dat je het ergens hebt opgeschreven, maar weet niet meer waar. Op het moment dat je ze nodig hebt, zijn ze niet snel bij de hand en verspil je kostbare tijd aan zoeken.

Tips voor overzicht op je werkplek

Wil je overzicht op je werkplek? Gebruik dan onderstaande tips. Ze zijn toepasbaar in de meeste kantoorsituaties en jarenlang getoetst in de praktijk.

• Wat je nodig hebt aan elke (flex) plek is een aantekenblocnote en een plaats om de papieren documenten (hoe weinig ook) te sorteren. Dus een postvaksysteem in het geval van een vast bureau of een sorteermap in het geval van flex-werkplekken of mobiel-werk.

Notities van vergaderingen of gesprekken:

• Gebruik het liefst alleen een A-5 formaat aantekenblocnote voor zowel langere verslagen van gesprekken als korte acties die je te doen hebt. Als je voor lange vergaderingen liever in een A-4 aantekenschrift schrijft is dat prima – dan heb je dus én je A-5 blocnote mee én je A-4 blok of schrift.
• Je begint je notities: noteer bovenaan de datum en met wie je het gesprek voert. Komen er tijdens de vergadering actiepunten ter sprake die jij zult gaan doen? Noteer deze steeds op een apart vel in je A-5 blok, bijvoorbeeld vanaf het midden (plaats een stikkie-note of tab zodat je makkelijk deze sectie open kunt slaan). Actiepunten uit één vergadering die bij elkaar horen, zet je wel onder elkaar op één bladzijde.
• Schiet je tussendoor een to-do te binnen, die niets met deze vergadering te maken heeft? Noteer dit net zo goed op een leeg vel in het zelfde A-5 blok. Maak geen lijstjes met dingen die in je opkomen, maar gebruik voor elk nieuw idee een apart vel.
• Schrijf na het gesprek bovenaan je notities wat je verder wilt doen met deze aantekeningen (archiveren, wachten op notulen, ter inspiratie, etc.). In verslag zelf staan dus géén acties die jij te doen hebt, die heb je namelijk in je A-5 blok geschreven.
• Eenmaal terug bij je bureau scheur je meteen de velletjes met acties uit je A-5 blok en plaats deze voor verdere verwerking in je IN-bakje (of je plaats deze in je sorteermap bij IN/Actie). En het verslag? Het liefst scheur je dat ook direct uit en plaats deze op de juiste plaats. Dus in het postvakje IN als jij degene bent die de notulen maakt, of in je Postvak afwachten (als je wacht op de notulen en wilt checken of jouw opmerkingen zijn meegenomen) of in de desbetreffende hangmap van de vergadering.

Natuurlijk kunnen dit in het geval van een digitaal verslag óók digitale ‘hangmappen’ zijn. De actiepunten zou je dan digitaal wél direct in een takenlijst kunnen zetten – mét einddatum.

Acties die in je hoofd opkomen en waar je iets mee wilt (ervan uitgaande dat je ze niet direct kunt doen):

• Je herinnert je een actie die je moet nemen vóór een bepaalde datum: zet de actie direct in je (digitale) agenda of – indien je agenda niet toegankelijk is – noteer de actie op een A-5 vel en leg dit zodra je kan in je IN-bak / achter je IN tab van je sorteermap.
• Je herinnert je een actie die je wilt nemen in de toekomst, maar het is niet erg als het niet gebeurt: schrijf deze op je misschien-lijst. Je misschien-lijst (hier kun je dus ook een to-do blok voor gebruiken) is bedoeld voor alle acties die in je opkomen die juist niet deadline- of datumgebonden zijn. Een elektronische to-do lijst werkt alleen als de computer (tablet / smartphone) altijd aanstaat en toegankelijk is.
• Je herinnert je iets dat je een collega wilt melden of in een vergadering wilt inbrengen: schrijf de actie op een A-5 vel en stop dit in de betreffende hangmap van de vergadering of van het project. Je kunt dit ook direct digitaal in je agenda plaatsen bij het juiste vergaderblok. Wat ik de laatste jaren veel zie is twee of drie tabjes van de sorteermap waar de naam op staat van een belangrijke collega. Daar wordt dan de notitie achter geplaats.
  Soms is het sturen van een e-mail praktisch. Met de huidige hoeveelheid e-mail die mensen ontvangen en de onderbrekingen die dit oplevert, is het echter noodzakelijk om selectief te zijn in het gebruik van e-mail.
• Je herinnert je dat je iets wilt kopen: noteer dit op een post-it en plak deze in je portemonnee. Soms is het handig om in je agenda te noteren wanneer je de aanschaf gaat doen.

Aantekeningen van congressen, workshops, trainingen, opleidingen etc.:

Laten we ervan uitgaan dat je elk jaar groeit in je functie en alle ervaringen en informatie gebruikt om op een steeds hoger plan te werken. En dat de meeste aantekeningen die je gemaakt hebt tijdens een cursus of seminar, al hun dienst hebben bewezen. Het maken van notities op het moment zelf vergroot namelijk je kennisopname.

Mocht je opeens tijd zien om met een bepaald thema of onderwerp aan de slag te gaan – denk aan nieuwe projecten die de ooit vergaarde lesstof raken – dan zou het je juist kunnen tegenwerken om je oude aantekeningen door te nemen. Het lezen van deze informatie kan je terugbrengen naar een ‘minder ontwikkelde’ periode van je professionele leven.

Vertrouw erop dat de informatie die is blijven hangen, de juiste is. Ontbrekende informatie vind je waarschijnlijk ge-update via internet terug. De aantekeningen mag je dus weggooien.

Wil je bepaalde aantekeningen wel uitwerken? Stop ze in je IN-bak  / achter het tabje IN van je sorteermap voor verdere verwerking.

Dit nuttige en overzichtelijke artikel is geschreven door Ester van OfficeRescue.

The following two tabs change content below.

• Biografie
• Laatste Berichten

Ester Braat

Mijn zoektocht naar gezond en ontspannen leven begon toen ik net op mezelf woonde. Naast mijn werk als fysiotherapeut had ik veel bijbaantjes. Vaak voelde ik me moe, onvoldaan en echt ziek. Daarna volgde ik veel opleidingen en cursussen en. Elk jaar voelde ik me fitter, gezonder en gelukkiger... Ik neem je graag mee in deze lessen. Luister naar mijn interview op de radio.

Laatste berichten van Ester Braat (toon alles)

• Nooit meer werkstress! Gratis e-book met tips tegen werkstress - 12 november 2017
• Glutenvrije en suikervrije Snickerstaart - 9 april 2016
• Meer energie tijdens het werken – goede Energizers - 2 december 2015