Spelregels worden al snel ‘regels’ als ze opgelegd worden of in een negatieve context worden geplaatst (je mag niet meer…, geen dit en dat). Hoe ga je met elkaar om? Ik heb een aantal vragen en agendapunten opgeschreven om jou te helpen om lekker te werken.
Als je samen afspraken maakt kun je elkaar ook ergens op aanspreken. Gun elkaar onhandigheid bij de overgang. Neem – voordat je iemand aanspreekt – even de tijd om al je feedback-technieken langs te gaan en… zet die ook in!
Wat spreken we samen af? Wat zijn onze spelregels voor flexplekken?
We hebben een paar mogelijke regels voor jullie op de flexwerkplek uitgewerkt. Natuurlijk is het belangrijk om hier maatwerk van te maken.
Het voeren van gesprekken in de ruimte
- In welke ruimtes wel of niet? Wel telefoongesprekken, maar geen gesprekken tussen collega’s onderling? Spreken met gedempt stemgeluid aan het bureau. Praktisch: ‘zouden jullie je gesprek in een overlegkamer willen voortzetten?’
- Afspraken over privé gebruik van telefoons in ruimte (smartphones met leuke belletje als gebeld wordt, sms, app). Telefoons op ‘stil’ of ‘vergaderstand’?
Onderbrekingen in gezamenlijke ruimte
- In welke ruimtes wel of niet? Geen ‘algemeenheden’ in de ruimte roepen zoals ‘hallo allemaal’, ‘wie wil er koffie?’, ‘heeft iemand een stressballetje’, etc. Het lijkt zo sociaal, maar als iedereen dit doet… Soms maken bedrijven afspraken over niet klagen, mopperen na een telefoongesprek, schelden (!), zingen of hummen achter een bureau.
- Mag je iemand onderbreken als deze in een vergaderruimte zit (al dan niet alleen), of in een eenpersoonskamer?
- Gebruik van radio’s/oordopjes waar toch geluid uit komt
De plek waar je gaat werken
- Waar werk je met welk doel? Zijn er zones? Afdelingen afgestemd op het soort werk dat je te doen hebt. Mag je wel of niet een werkplek claimen / bezet houden. Ook niet slim bezetten door bijvoorbeeld de muis mee te nemen of de stoel weg te rijden.
- Is er een maximale bezettingstijd van een vergaderruimte?
- Bereikbaarheid (log je ook in als je met z’n tweeën in gesprek bent, zodat je ook in de vergaderruimtes te vinden bent?). Sommige bedrijven gebruiken de ‘locatie’ functie in de outlook planner.
Hoe ga je om met persoonlijke spullen? Of van ’t team?
- Mogen er klantgegevens in locker, plank, teamkast?
- Waar wordt de troley geplaatst nabij het bureau / onder het bureau?
- Prik- en plakbeleid: waar mogen foto’s, teksten en posters worden opgehangen? Alleen op openbare prikborden, bij de koffiehoek, op de trolleys of locker?
- Mag er voedsel (rottende banaan, boterham pindakaas, open bakje yoghurt) bewaard worden in de locker, teamkast, je plank?)
Verder aandachtspunten
- Hoe mag het bureau eruitzien tijdens het werken?
- Wanneer kunnen we elkaar (en met welk middel) storen?
- Hoe gaan we om met eten op de werkvloer?
- Wat spreek je af om je eigen bureau of telefoon schoon achter te laten?
- Wat zijn mogelijkheden om de fragmentatie van je team te voorkomen doordat je elkaar minder ziet?
- Staat het management op één lijn over gebruik flexplekken?
Dit artikel is geschreven door Ester van OfficeRescue.
Fotocredits: Tyler Nienhouse
In dit artikel kunnen affiliatelinks getoond worden naar bepaalde producten. Dit zijn producten die wij handmatig hebben gekozen en waar wij achter staan. Door te klikken naar de webshop en hier iets te kopen, ontvangen wij een kleine affiliate-commissie. Dit kost jou echter niets extra. Ook is het volledig anoniem.
Misschien vind je dit ook interessant:
Laatste berichten van Ester Braat (toon alles)
- Nooit meer werkstress! Gratis e-book met tips tegen werkstress - 12 november 2017
- Glutenvrije en suikervrije Snickerstaart - 9 april 2016
- Meer energie tijdens het werken – goede Energizers - 2 december 2015
Online studentenhulpverlening zegt
Interessant om te lezen, ik neem een aantal punten mee naar mijn werkplek.