Taken of acties die naar je doelen leiden, plaats je uiteindelijk in je Agenda. Maar wat doe je met mogelijke acties die door je hoofd heen gaan, die niet belangrijk of urgent zijn?
De misschien-lijst
Op je misschien-lijst (hier kun je zo’n blauw to-do blok voor gebruiken) noteer je alle acties of taken die je nog wel eens zou willen doen, maar waar helemaal geen datum aan gekoppeld is. Op je misschien-lijst staan dus géén belangrijke acties of taken (die naar je doelen leiden), want die zouden in je agenda staan.
Taken waar geen datum of deadline aan gekoppeld zijn, kunnen zaken zijn die je ooit nog wilt uitzoeken, de spullen die fijn zouden zijn om aan te schaffen of de mensen die je toch nog eens zou willen spreken.
En verder…?
Gebruik een klassieke to-do lijst dus nooit om de dingen op te schrijven die je vandaag gaat doen. Je weet best dat je in het geval van een ouderwetse geschreven to-do lijst nooit aan alle taken toekomt die erop staan – daar verlies je energie aan.
Bovendien zijn het altijd dezelfde (lastige of complexe taken) die weer opgeschoven worden, ook niet zo gunstig voor je zelfvertrouwen. Datumgebonden taken die in je opkomen, plaats of schrijf je meteen in je agenda. Zo zorg je ervoor dat je één plek hebt waar je de taken vindt die jij te doen hebt. Je agenda!
Belangrijke taken
Het is even wennen. Dus nogmaals: als een taak belangrijk is (het leidt naar je doelen of het staat op je takenlijst) komt de taak in je agenda te staan. Belangrijke taken zijn meestal datumgebonden. Je hoeft het wellicht niet deze week te doen, maar wel voor de zomer, of voor het nieuwe jaar.
Eén van de grote voordelen van een misschien-lijst is dat je een plaats creëert voor je continue gedachtestroom. Je schrijft ze op en ‘parkeert’ ze. Als de acties niet zo belangrijk zijn, waarom schrijf je ze dan op?
Zodat je het niet meer in je hoofd hoort of ziet langskomen. Parkeer alles en houd je hoofd leeg voor al die geweldige gedachten en oplossingen die staan te wachten tot je eens plek hebt in je hoofd.
Wat staat er dan op de misschien-lijst? De niet-datumgebonden taken waar je wel steeds aan denkt, maar die niet (direct) naar je doelen leiden. Bijvoorbeeld:
- Opruimen oud archief van opgeheven afdeling
- Boek kopen: How to Talk to Kids
- Bekijk website: www.chickensoup.com
- Lege plantenpot terug naar afdeling verkoop
- Bestel nieuwe mousepad Mega Mindy
- Houd enquête onder koffiegebruikers
- Online typecursus uitzoeken
- E-mail alarm uitzetten / uitzoeken
- Koop voorraad stressballetjes
- Flap-over schoonmaken
- Hoe groeit sesamzaad?
Planning
Eén keer per week – voor veel mensen op maandagochtend, bekijk je alle items op je (digitale) misschien-lijst. Dit kunnen wel tien tot twintig pagina’s zijn. De items die deze week opeens wel urgent of belangrijk zijn, noteer je in je agenda, maar laat je óók op je misschien-lijst staan. Je streept ze pas door als je ze daadwerkelijk uitgevoerd hebt, of besluit om ze niet meer te doen.
Stel:
de koffieautomaat gaat stuk en jij bent verantwoordelijk voor een vervangende automaat. Opeens is er een kans om in te spelen op de wens van je collega’s door middel van een enquête. Wellicht wordt er daardoor gekozen voor een lekkerder of ‘eerlijker’ product. Nu is de enquête opeens wel (heel) urgent.
Hoe doe je het?
Voor een elektronische misschien-lijst kun je je takenlijst gebruiken. Deze werkt enkel en alleen als de computer 24 uur per dag aanstaat en… toegankelijk is! Voor de meeste mensen werkt een digitale misschien-lijst naast een papieren misschien-lijst het beste. Je kunt ook een gedeelte van de notitieblaadjes in je A-5 blok gebruiken of een aantal A-4 blaadjes in je sorteermap plaatsen.
Dus op je to-do lijst, het maken van een goede to-do lijst…!
Dit artikel is geschreven door Ester van Office Rescue.
Misschien vind je dit ook interessant:
Laatste berichten van Ester Braat (toon alles)
- Nooit meer werkstress! Gratis e-book met tips tegen werkstress - 12 november 2017
- Glutenvrije en suikervrije Snickerstaart - 9 april 2016
- Meer energie tijdens het werken – goede Energizers - 2 december 2015
Laat een reactie achter