In week 6 van de mini-cursus Slimmer en Ontspannen Werken (maar alles is dus ook goed thuis toepasbaar), zorgen we voor een overzichtelijke ‘werkplek’. ‘Weg met een vol hoofd en een bureau vol met post, uitdraaien en lijstjes. Een vervolg op de Power Planning van vorige week.
Week 6
We beginnen meteen met een binnenkomer… we mogen niet meteen onze email checken als we met ons werk starten! Je start dan namelijk niet met wat jij wilt, maar wat andere mensen van jou willen!
Je maakt namelijk een ommezwaai naar super efficiënt je dag beginnen. Het voert te ver om het volledige stappenplan hier te beschrijven (wil je het volledige stappenplan, schrijf je dan alsnog even in op de gratis mini-cursus bij office-rescue.nl).
Ik geef je nu in ieder geval een samenvatting mee:
Oefenen met een Dagstart
De eerste oefening zorgt ervoor dat je de nieuwe dagstart gaat automatiseren. Een kwestie van goed oefenen dus. Hoe gaat dat dan?
Je mag van Ester gewoon beginnen met koffie of thee (hoera ;-)). Je hebt misschien nog iets in je hoofd zitten, dat werk je nu uit door het maken van actiepunten. Of er is iets anders dringends, wat je aandacht nog vasthoudt. Je neemt even de tijd om hier actiepunten van te maken.
Vervolgens kijk je in je agenda. Hier vind je je complete planning. Je kunt nog best iets bijstellen als het niet helemaal naar je zin is en je hier duidelijk geen energie door krijgt (bijvoorbeeld alleen maar vervelende klusjes op een rij). Kijk of je de planning wat kunt aanpassen, zonder daarbij je doelen en projecten uit het oog te verliezen.
En daarna ga je pas door met de post en je email.
Sorteermap
Ondanks dat bijna alles digitaal gaat, raadt Ester het gebruik van een sorteermap aan. Ze omschrijft een handige indeling van de sorteermap en het waarom hiervan. De basisindeling heeft een tab In, een tab Afwachten, een tab Ingepland en een tab Uit. In deze map verwerk je direct alles wat op je bureau ligt.
Naast de sorteermap raadt Ester een A5 notitieblok aan, voor het opschrijven van actiepunten. Waarom een A5 formaat en niet een A4? Dat voorkomt dat je maar door blijft schrijven met actiepunten. Op een vel papier van A4-formaat heb je natuurlijk veel meer ruimte.
Ik vroeg aan Ester waarom we nog een A5-notitieblok nodig hebben als we de Power Planning in onze agenda hebben staan. Dit is het antwoord van Ester:
Als je alles direct in je agenda kunt zetten (of op je Misschienlijst als het niet bij je taken hoort, het geen einddatum heeft en meer iets is dat steeds door je hoofd gaat – zie ook het blogartikel To Do or Not to Do) dan heb je geen A5-notitieblok daarvoor nodig. Maar in de praktijk ben je bijvoorbeeld in contact met je collega’s en niet altijd bij je computer of agenda. Tijdens een vergadering is het niet altijd sociaal geaccepteerd om toch op je mobiel / laptop/ tablet iets te noteren. Vandaar het notitieblok.
Verder is het zo dat als je zelf met iets bezig bent, dat het minder afleidend is om even snel iets te noteren op je A-5 blok, dan dat je naar je agenda gaat om daar iets in te noteren. Je ziet dan namelijk toch weer die andere agenda–items en dat leidt af. Om zoveel mogelijk in de flow te blijven werken, noteer je het snel op je blok. Je kunt dan direct de bladzijde omslaan of meteen uitscheuren en in je in sorteermap achter de ‘tab in’ verwerken. Daarna meteen weer door met je werk!
E-mail handig verwerken
Ik weet niet hoe het met jullie zit, maar ik kan zo honderd mailtjes op een dag binnen krijgen. Gelukkig (of helaas) kan ik ook veel meteen weggooien.
In deze les leren we hoe je op een handige manier de informatiestroom kunt verwerken. Het komt er op neer dat je drie soorten mails in je inbox hebt staan:
- nieuw binnengekomen mailtjes (vetgedrukt)
- e-mails waarbij je nog iets moet afwachten (andere kleur)
- e-mails die actiepunten worden (andere kleur)
1. of verplaatsen naar je agenda
2. of dus in kleur laten staan in je IN box
3. of verplaatsen naar de desbetreffende projectmap.
De rest mag weg, of in de map Afgehandeld. Nu heb ik Afgehandeld toch ook nog wel gesorteerd, omdat dit nu eenmaal handiger is voor mijn werk. Ook bewaar ik belangrijke mail of mail van klanten (in een aparte map), doordat ik heb gemerkt dat dit later nog erg handig kan zijn.
Maar de essentie is dus, dat je Inbox een stuk leger en overzichtelijker wordt. Daar ga ik de komende tijd mee oefenen!
Rustig doorwerken zonder mail
De mail is een continu proces, maar je kunt wel af en toe één of twee uur de mail op stil zetten (niet automatisch binnenhalen) en ook je telefoon uitzetten.
Op dat moment maak je een belangrijke taak af en zorg je dat je je focus alleen maar hebt op die taak. Zo gaat het veel sneller!
Overzicht
Als je alles samenvat dan gaat het dus als volgt:
- Alle (levens)doelen en taken staan in je agenda (de Power Planning van week 5).
- Elke werkdag bedenk je eerst of er activiteiten/taken zijn die je nog moet inplannen, of dat er ad hoc zaken zijn.
- Elke morgen start je je werkdag met het bekijken van je agenda.
- Zorg ervoor dat je ook energie krijgt van je agenda (in hoeverre zijn ze gekoppeld aan je levensdoelen!)
- Je gaat daarna pas post en mail behandelen.
- Je zet af en toe op een dag mail en telefoon uit, zodat je op dat moment ongestoord door kunt werken.
- In plaats van allemaal losse papieren en post op je bureau, verwerk je alles in de sorteermap.
- Snelle notities/actiepunten maak je op een A5-notitieblok.
- Je inbox van je mail blijft zo leeg mogelijk.
- Oefenen, oefenen, oefenen, om op deze nieuwe efficiënte manier te blijven werken!
In de lessen van deze gratis mini-cursus wordt alles helemaal uitgewerkt. Je kunt je nog gratis inschrijven voor deze mini-cursus.
Ik ben benieuwd naar de les van volgende week. Dat is namelijk de laatste les!
—
Leestip: een blog van Ester over de van negen-tot-vijf-mentaliteit.
