We zijn alweer in week 6 van de gratis mini-cursus van Office-Rescue. Het gaat over plannen in de agenda. Klinkt saai, maar ik vind dit eigenlijk één van de meest leerzame en praktische lessen tot nu toe.
Ester wil namelijk niet dat we ons beperken door alleen afspraken en vergaderingen in de agenda te zetten. Dan hebben we geen totaaloverzicht en kan het nog veel onrust veroorzaken. We gaan dus alles in de agenda zetten, inclusief onze doelen. Op naar de Power Planning!
Week 5
Ik gebruik zelf een digitale agenda in mijn smartphone, Met name voor mijn afspraken. Daarnaast heb ik nog zo’n leuke Flow-agenda waarin ik allerlei to-do’s zet en hersenspinsels. Maar oké, het hangt dus allemaal een beetje als los zand aan elkaar. En ik wil natuurlijk graag super efficiënt zijn en mijn doelen gaan halen.
Opdracht: agenda goed inrichten
Het gaat er dus om dat je een totaaloverzicht krijgt. Hoeveel tijd is er voor wat. Is er ruimte voor onverwachte gebeurtenissen?
Acties en levensdoelen
Ik heb een aantal acties gekoppeld aan mijn levensdoelen. Die acties moet ik dus ook in mijn agenda gaan zetten. Dat doe ik vanaf nu in mijn telefoon en dat voelt nog best een beetje vreemd.
Maar ergens klinkt het best logisch om meer in mijn agenda te zetten. Want ik weet zelf ook wel dat als iets in mijn agenda staat ik het wel doe, en als het er niet staat, dan is er altijd wel iets anders te verzinnen.
Eén van mijn levensdoelen is dat ik meer tijd met mijn gezin kan doorbrengen. Ook wil ik graag dat alles thuis lekker opgeruimd is. Nu is mijn jongste zoon op zijn eigen kamer drastisch aan het opruimen geweest afgelopen week. Hij wil graag zijn kamer anders inrichten. Ik moet alleen nog één en ander uitzoeken van wat hij weg wil gooien en eigenlijk staan de stapels nu in de weg. Ik zet dus in de agenda op welke avond we samen verder gaan met zijn kamer. Ongeveer drie vliegen in één klap bereik ik daarmee. En allemaal blij.
Goed om dat in te plannen in plaats van vooruit te schuiven (er is namelijk altijd wel iets meer dringend of belangrijker…). Normaal zet ik zoiets niet in de agenda, jullie wel?
Ik heb daarnaast ook enkele plannen voor mijn werk. Die sluiten weer aan op wat meer creativiteit toevoegen in mijn werk. Ook dit heb ik nu ingepland in mijn agenda, zodat ik nu echt die stappen ga nemen!
Sociale contacten
Super goed idee. Niet alleen het al geplande etentje of concertbezoek in de agenda zetten, maar ook alvast andere momenten inplannen dat er tijd is voor elkaar. Van een avondje samen, later in te vullen hoe of wat, of direct al wat regelen met andere mensen.
Terugkerende afspraken
Bijvoorbeeld het afhandelen van je mail. Staat dat in je agenda? Bij mij niet, maar moet wel gebeuren. Op werkdagen kost me dat namelijk sowieso minimaal 1 uur. Dus ook 1 uur minder tijd voor andere werkzaamheden.
Maar Ester wil ook graag dat we netjes de lunch aangeven in de agenda. Een belangrijk moment om even goed voor jezelf te zorgen. Ook kan hier het wekelijks overleg met collega’s in komen te staan. En allerlei andere terugkerende werkzaamheden zet ik in de agenda (al cluster ik het soms wel, sommige taken zijn erg klein).
Acties en planning
Als laatste komen de acties en taken aan bod. Zoals deadlines, specifieke opdrachten enzovoort. Ester verwijst naar de tijdpoort van week 4. Hier gaf ik al aan dat ik een belangrijke tak van mijn werk – die mij veel oplevert – eigenlijk helemaal verwaarloos. Ik wil hier veel meer mee doen, veel meer mee uithalen, dus ik moet hier echt tijd voor inplannen.
En heel praktisch komen hier ook de dagelijkse blogs die ik wil publiceren op deze site en de actiepunten voor mijn werk als websitebouwer.
Wow, mijn agenda staat helemaal vol!
Dat is niet helemaal de bedoeling geeft Ester aan. Er moet nog ruimte zijn om ‘brandjes te blussen’ op een dag. Dus er moet speling blijven in de agenda. Ik kijk naar wat mogelijkheden en schrap nog het een en ander. Ik stel bij sommige actiepunten ook nog een alarm in, zodat ik zeker weet dat dit goed gaat.
Elke ochtend begin ik met het nakijken van mijn agenda. Ik heb veel meer overzicht in mijn leven. En dat geeft rust. Ik weet nu beter waar ik ja of nee op kan zeggen en of het bijdraagt aan iets (plezier, taak of levensdoel).
Energie
Ester wil ook graag dat me niet de moed in de schoenen zakt als ik naar mijn agenda kijk. Dus niet allemaal rotklussen achter elkaar, tenzij ik zie dat het bijdraagt aan het behalen van een groter doel (dan geeft het toch weer energie als ik het wel heb gedaan). Je mag dus best af en toe schuiven en aanpassen, maar niet blijven stapelen. Want dan slaat de onrust en de paniek toe. Het moet echt een power planning zijn!
Voor iedereen
Nog steeds denk ik dat dit ook een prima werkwijze is voor mensen met bijvoorbeeld een druk gezin, die misschien zelf weinig of niet werken, maar wel graag meer overzicht willen hebben.
In de les van Ester staan nog veel meer praktische tips. Wil je de complete lessen van deze gratis mini-cursus ook graag hebben? Stuur dan even een mail naar Ester van Office-Rescue of mail ons even op info@goedetengezondleven.nl.
Ik ben benieuwd naar week 6!
—
Boekentip
Wil je nog meer weten en je leven helemaal op orde krijgen (privé en qua werk), dan is het boek van Stephen Covey: De Zeven Eigenschappen voor Succes in je Leven, een absolute aanrader!
